4 outils pour vous aider à faire un état des lieux irréprochable

Dans le métier de la location de voiture (ou même de logements), on connaît bien les travers de l’état des lieux sur papier. Chronophage à réaliser, imprécis, parfois illisible selon les talents calligraphiques, risque de perte d’information en l’absence de numérisation des documents et surtout source de conflits… Quand on voit tous les défauts de l’état des lieux papier, c’est à se demander comment cela se fait que ce procédé soit toujours autorisé aujourd’hui. 

Si vous avez décidé de passer du bon côté de la force et d’avoir recours à une solution plus efficace et fiable, voici quelques outils à considérer pour réaliser l’état des lieux de vos véhicules de location au format digital. 

Pourquoi privilégier l’état des lieux dématérialisé ?

Au-delà des inconvénients des états des lieux sur papier cités plus hauts, il est important d’ajouter qu’en plus d’être une source potentielle de désaccords, cette façon de faire est clairement improductive pour les chargés de clientèle d’une agence de location de voiture. 

En cas de dommage supplémentaire constaté lors de l’état des lieux de sortie, et face à la parole du client qui peut parfois friser la malhonnêteté, la charge de la preuve revient ainsi au loueur qui devra parvenir à démontrer si le petit bout de peinture manquant sur la carrosserie ou l’enfoncement à peine perceptible du pare-choc étaient présents ou non lors du premier état des lieux. 

La transparence étant elle aussi mère de sûreté, dématérialiser l’état des lieux pourra vous permettre en tant que loueur de : 

• Gagner du temps en ayant la possibilité de conserver en mémoire les dommages déjà constatés. Vous n’aurez plus à réécrire X mille fois la même chose sur vos états des lieux papier. 
  
  
• Gagner en précision, par la prise de photos de chaque dommage constaté, en plus de leur emplacement sur le véhicule. Plus besoin de se demander si la rayure indiquée “à l’avant du véhicule”, correspond à celle constatée au-dessus du pneu au retour du véhicule. Exit les quiproquos. 
  
  
• Faire parvenir en un claquement de doigts (en un clic en tout cas) l’état des lieux au client, par voie électronique, et l’enregistrer dans le même temps dans vos fichiers. 
  
  

Pour in fine réduire les contestations, optimiser votre relation client et ainsi favoriser la rétention et/ou le bouche-à-oreille, alliés les plus importants de votre activité. 

Préparez votre tablette ou votre smartphone, voici des applications et logiciels qui vous aideront à faire un état des lieux que même le plus filou des locataires ne pourra contester. 

4 outils d’états des lieux de véhicules à tester 

Weproov Fleet, plateforme de gestion de dommages 

En une photo depuis son smartphone, l’outil d’intelligence artificielle de Weproov identifie le dommage constaté, ce qui permet d’accélérer vos états des lieux. Avec le forfait avancé, vous pouvez également bénéficier du service d’estimation automatique du coût des sinistres. 

Rentpad, application d’état des lieux pour tablette

Uniquement adapté aux tablettes, la solution Rentpad permet de localiser manuellement l’emplacement des dommages sur un schéma du véhicule puis d’ajouter les photos des dommages en question. 

Teori, webapp d’état des lieux 

Application web utilisable sur tablette et smartphone et directement intégrée à la solution de gestion de flotte Teori, ce module permet de réaliser l’état des lieux par la prise de photos des dommages constatés et de les compléter par des annotations succinctes. 

Fleetee Check, application mobile d’état des lieux 

Développé par l’outil de gestion de flotte Fleetee, l’application mobile Fleetee Check offre les fonctionnalités essentielles (prise de photo, ajouts de commentaires, signature électronique) pour réaliser un état des lieux fiable et rapide en 10 minutes chrono. 

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