5 astuces de pro pour gérer sa flotte de vans

Vous pensiez vous la couler douce en lançant votre agence de location de van aménagé ? En réalité, c’est du travail, beaucoup de travail !

Alors que vos clients vivront leur meilleure vie en road trip dans l’un de vos fourgons aménagés, vous devrez jongler entre l’entretien de la flotte, la comptabilité, la communication, la planification, la gestion des litiges ou encore l’état des lieux des véhicules. 

Bref, pour résumer, quand on est loueur de van, on n’a pas le temps de s’ennuyer !

Ce n’est pas toujours simple de devoir à la fois gérer la logistique, l’administratif et la technique, mais c’est indispensable pour garantir la rentabilité de l’activité ainsi que la satisfaction des clients. 

Heureusement, il existe des solutions pour se faciliter la vie. 

Découvrez nos 5 astuces pour gérer sa flotte de vans comme un pro !

Rejoignez un réseau de franchise

Si votre agence de location de vans aménagés n’est pas encore lancée, vous hésitez peut-être encore entre rester indépendant et rejoindre une franchise. 

Si votre objectif est de faciliter la gestion de votre flotte, le choix de la franchise est à envisager. En effet, alors qu’il faut partir de zéro quand on devient loueur indépendant, on peut se baser sur des procédures déjà bien établies quand on est franchisé. 

Donc oui, c’est moins de marge de manœuvre, mais c’est aussi moins de charge mentale ! 

Le bémol ? Selon les franchises, le droit d’entrée est compris entre 20 000 et 100 000 €, ce qui n’est pas forcément à la portée de toutes les bourses. Et en plus, il faut reverser une redevance à la franchise, autrement dit, un pourcentage de son chiffre d’affaires. 

💡Notre conseil : Pesez-le pour et le contre pour prendre votre décision. 

C’est un choix qui vous engage sur de nombreuses années, surtout si vous optez pour la franchise, alors ne prenez pas votre décision à la légère. 

Bien sûr, vous pouvez aussi décider de vous lancer en indépendant pour louer vos fourgons aménagés, puis rejoindre une franchise au bout de quelques mois ou années si vous disposez de la trésorerie suffisante et que vous ne voulez plus vous prendre la tête avec la gestion de votre flotte de vans !

Préférez la location longue durée à l’achat pour votre flotte de vans

Vous avez 2 possibilités pour bâtir votre flotte : acheter les véhicules ou les louer en optant pour un système LLD (location longue durée). 

Dans les 2 cas, ça coûte cher, que vous choisissiez d’investir dans des Volkswagen California ou des Mercedes Marco Polo. 

Cependant, la location longue durée possède un atout de taille quand on doit gérer une flotte de vans au quotidien. En effet, les prestataires prennent en charge une partie de la gestion technique des véhicules. Et ça, c’est une épine dans le pied en moins et du temps de gagné dans la gestion quotidienne de l’agence ! 

Entourez-vous de collaborateurs de confiance

Embaucher du personnel est bien souvent indispensable quand on décide de se lancer dans la location de van aménagé. C’est encore plus vrai si vous choisissez de rester indépendant. En effet, vous vous en rendrez compte assez vite, mais vous ne pouvez pas tout faire tout seul ! 

Ça sera fatigant de toujours être au four et au moulin dans votre agence de location de van, mais vous y arriverez. Au début, les premiers mois. Puis, vous vous rendrez compte des limites de ce fonctionnement, surtout si vous avez comme objectif de développer votre activité ! 

Pour éviter le burn-out, nous vous conseillons de déléguer dès que c’est possible. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre activité de loueur de fourgons aménagés sans vous brûler les ailes ! 

Avec une personne en charge de l’accueil des clients et une autre à qui vous pouvez déléguer les questions administratives, votre agence de location de vans aménagés gagnera en efficacité. 

Investissez dans un logiciel de gestion de flotte de vans 

Pour gérer sa flotte de vans comme un pro, investir dans des outils performants est sans doute l’une des meilleures décisions que vous pourrez prendre ! 

Nous vous conseillons d’investir dans un logiciel de gestion de flotte tout-en-un. 

Grâce à ce logiciel, vous pourrez notamment gérer le planning des réservations, suivre l’entretien de chaque véhicule, surveiller les indicateurs de performance depuis le tableau de bord et digitaliser la facturation. Du devis au contrat de location en passant par la facture, tout peut être automatisé à l’aide de cet outil. 

Notre logiciel Fleetee est tout à fait adapté aux flottes de vans aménagés. En plus des fonctionnalités de base (planning des réservations et de l’entretien des véhicules, facturation, tableau de bord de suivi des indicateurs), il permet également de réaliser un état des lieux numérique ou de digitaliser la gestion des cautions. 

Pour résumer, une fois que vous l’aurez essayé, vous ne pourrez plus vous en passer. Fleetee va devenir votre bras droit et grâce à lui, votre agence de location n’aura jamais été aussi bien gérée. Et ça, c’est essentiel pour augmenter la rentabilité, améliorer la satisfaction client, mieux maîtriser les coûts et donc garantir la pérennité de son activité de loueur de van ! 

Anticipez le renouvellement de vos vans aménagés

Vous disposez d’une flotte qui se compose de plusieurs vans de type Volkswagen California ou Mercedes Marco Polo ? C’est parfait, vous allez pouvoir commencer à les louer à des particuliers en quête d’aventures en road trip ! 

Mais n’oubliez pas une étape importante : le renouvellement de la flotte ! 

Nous vous recommandons de l’anticiper afin de conserver une flotte performante, rentable et peu coûteuse. En effet, le kilométrage de vos vans va augmenter au fil des locations et selon le soin de vos clients, les véhicules peuvent également s’abîmer. Si vous souhaitez que vos futurs clients soient satisfaits de leur van, vous devrez forcément remplacer vos véhicules à un moment donné. 

💡Notre conseil : Anticipez le renouvellement de la flotte en vous aidant de votre logiciel de gestion. En effet, grâce à cet outil, vous pourrez suivre le cycle de vie de chacun de vos vans aménagés en location. Ce qui vous permettra de les remplacer au bon moment, en fonction de leur âge, de leur kilométrage et de leur taux d’usure. 

Grâce à toutes ces astuces de pro, vous faciliterez à coup sûr la gestion de votre flotte de vans aménagés en location. 

Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez dès aujourd’hui notre logiciel de gestion de flotte : essayez Fleetee pendant 14 jours gratuitement et sans engagement ! 

Et si vous avez des questions sur notre outil, n’hésitez pas à contacter notre équipe pour faire le point sur toutes les fonctionnalités de Fleetee : tableau de bord avec suivi des KPI, gestion du planning et de l’entretien, état des lieux digitalisé ou encore génération automatique des contrats de location, des devis et des factures.