Vous avez sauté le pas et envisagez de vous équiper d’un logiciel de gestion de flotte ? Si vous hésitez encore, c’est peut-être que vous êtes convaincus d’une ou plusieurs idées reçues assez courantes sur les logiciels. Voyons ensemble ce qu’il en est réellement.
Au moment de s’équiper d’un nouveau logiciel métier, le premier frein, et pas des moindres, est souvent le coût. On se dit qu’avec leur prix premium, les outils B2B vont manger toute la trésorerie. Pour autant, prix élevé n’est pas forcément synonyme de meilleure qualité.
Il est aujourd’hui possible de trouver des logiciels de gestion de flotte avec des abonnements mensuels démarrant à moins de 100€, selon la taille de la flotte et les fonctionnalités recherchées. Les formules d’abonnement, qui fonctionnent par pack de fonctionnalités, permettent d’arbitrer entre votre budget et ce que vous souhaitez pouvoir faire avec le logiciel en question.
L’intérêt d’un logiciel de flotte est de pouvoir accompagner l’équipe à chaque étape de la gestion de flotte de véhicules : au moment de la création des contrats de location, lors des états des lieux, pour le suivi de la maintenance des véhicules…
La synchronisation des données est donc une fonctionnalité incontournable d’un bon logiciel de gestion de flotte. À partir d’une seule saisie, la synchronisation peut permettre la mise à jour automatique des documents contractuels, des plannings de location et des KPIs suivis dans les tableaux de bord.
Cela représente un sacré gain de temps. La synchronisation est également nécessaire pour faciliter le travail collaboratif ou simultané de plusieurs membres de l’équipe. Pour résumer, non seulement les logiciels de gestion de flotte les plus performants intègrent la synchronisation des informations, mais c’est un critère technique à absolument rechercher.
Il est vrai que par le passé, la plupart des logiciels métiers étaient de gros mastodontes qui prenaient pas mal de place sur les postes de travail. Ce n’est heureusement plus le cas, puisque la plupart des logiciels de flotte n’ont pas besoin d’être installés en local. Il suffit de se connecter à une application dédiée, depuis le web ou le mobile. On ne peut donc plus dire que les logiciels de gestion de flotte ne peuvent être installés sur des smartphones, voire des tablettes. C’est d’ailleurs essentiel afin de pouvoir continuer à travailler sur le terrain.
Vous vous êtes déjà dit d’un logiciel : “Il y a trop de fonctionnalités, je suis perdu” ou “Si je fais une erreur, je ne peux pas revenir en arrière” ? Si c’est le cas, c’est que vous avez dû tomber sur des logiciels usines à gaz, pas réellement conçus dans l’idée de faciliter la vie des gestionnaires de flotte. Rassurez-vous, les logiciels de gestion de flotte automobile intuitifs, ça existe.
Ne pas avoir à faire 10 000 clics pour réaliser une action simple, passer un temps précieux à rechercher où se trouve une fonctionnalité précise, ou hésiter au moment de cliquer sur un bouton par peur de tout casser ; tout cela ne devrait plus être d’actualité.
Dans tous les cas, recherchez toujours un logiciel de gestion de flotte offrant un support client disponible en plus de proposer une FAQ claire en cas de souci.
En parlant de support client, il est évident que personne n’a envie de parler à un robot lorsqu’il s’agit de résoudre un problème urgent. Une idée reçue est que les éditeurs de logiciels font l’économie de conseillers et que l’on peut se retrouver bien seul quand on rencontre des difficultés d’utilisation.
Le mieux sera de choisir un logiciel de gestion de parc automobile qui propose un support client par téléphone ou chat, pour plus de réactivité. C’est généralement le cas sur les heures ouvrées. Certains logiciels peuvent même proposer un chargé de compte dédié.
Un gros bug et toutes les informations de vos clients et de suivi des véhicules disparaissent ? Rien de mieux pour vous donner envie de revenir aux bonnes vieilles méthodes du tout-papier. Utiliser un logiciel de gestion de flotte sans avoir l’assurance de sauvegardes régulières, c’est en effet très risqué. Cependant, les logiciels de gestion de flotte de qualité garantissent la sauvegarde de données en temps réel, celles-ci étant le plus souvent stockées sur un cloud sécurisé.
Les logiciels nécessitent toujours des codes de connexion permettant d’en protéger l’accès. Un logiciel en ligne fiable indiquera toujours a minima que la connexion est sécurisée, par le biais du “https” et du cadenas fermé, affichés en début d’adresse web.
Dans le doute, n’hésitez pas à consulter les avis clients sur internet afin de vérifier que des failles de sécurité n’ont pas été relevées. Il faut également savoir qu’un logiciel effectuant des mises à jour régulières est l’assurance d’une meilleure protection face aux tentatives de piratage les plus récentes.
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