7 raisons de ne pas utiliser Excel pour son planning de location de voiture

Le planning de location de voiture est un outil incontournable pour tout loueur de voitures. Enregistrer les réservations, les modifier, les supprimer : il permet d’avoir une vision claire de votre parc de véhicules à un instant T .

Comme de nombreux loueurs, vous utilisez sans doute Excel pour votre planning de location ? Avec sa facilité de mise en place, son utilisation répandue et ses fonctionnalités de personnalisation, l’outil semble à première vue avoir toutes les qualités.

Oui mais… plus votre parc grandit et plus les mises à jour deviennent chronophages, plus les infos essentielles sont difficiles à retrouver et plus vos processus se complexifient. Voici 7 raisons de ne pas utiliser Excel pour votre planning de location de voiture.

Excel n’a pas été créé pour réaliser des planning

Faire des calculs complexes avec des fonctions SOMME.SI et mettre en lien des données chiffrées de plusieurs tableaux, c’est tout à fait dans les cordes d’Excel.

Traiter à la fois du texte, des catégories de véhicules, des références, des dates, des prix, pour in fine afficher un planning de location de voiture, c’est déjà plus compliqué !

Dans ces conditions, avoir une vue d’ensemble de votre calendrier de location relève de l’impossible, et il serait presque plus simple d’utiliser votre Google Agenda.

Un risque d’erreur

Il n’y a rien de mieux que la mise à jour manuelle d’une base de données pour générer fautes et erreurs.

Un 0 en trop, une mauvaise saisie ou une faute de frappe dans une formule qui remettent en cause la fiabilité de vos différentes feuilles Excel, on en a tous déjà fait les frais.

Impossible de collaborer en temps réel

A l’heure où le travail collaboratif permet de gagner en efficacité, les tableurs Excel, à l’inverse des Google Sheet par exemple, ne sont modifiables que par un utilisateur à la fois (à part si vous avez un abonnement Microsoft 365 qui permet le travail collaboratif).

Cela signifie que la moindre mise à jour d’un collaborateur implique de créer une version supplémentaire du fichier; ainsi que de s’assurer que la version finale reprenne bien les dernières saisies de réservation effectuées (et soit bien partagée à toute l’équipe !). Si vous souhaitiez avoir des données fiables en temps réel, c’est raté.

Attention à la sauvegarde du fichier

Vous travaillez sur votre fichier Excel, votre planning commence à prendre forme lorsque votre ordinateur décide tout à coup de redémarrer (ou pire, de tomber en panne). Si vous avez déjà été dans cette situation, vous savez certainement que les chances que votre travail ait été sauvegardé sont bien minces.

Difficulté d’accès en déplacement

Le planning de location de voiture est un peu votre bible, un des documents essentiels à la prise de décision et à l’organisation de votre activité de loueur. Pouvoir le consulter à tout moment, depuis votre smartphone ou votre tablette, représente donc un atout indéniable.

L’application pour mobile Excel permet notamment cela mais le fait est que les tableurs ne sont pas responsive et ne s’adaptent donc pas aux différents écrans. Il faut alors scroller et zoomer/dézoomer de façon intensive pour se faire une idée globale du calendrier de réservation.

Absence de synchronisation

La synchronisation, cette belle invention qui permet la mise à jour automatique d’une base de données suite à une action effectuée sur un autre poste (ordinateur, mobile ou tablette) et inversement… Vous ne pouvez malheureusement pas compter dessus si vous gérez votre planning de location de voiture depuis Excel en local sur votre bureau.

La synchronisation avec des applications tierces est sera aussi impossible.

Par exemple, si le moteur de réservation de votre site internet est connecté à votre planning, vous pouvez automatiquement :

• Retirer de votre site les voitures réservées
• *Remettre en ligne le véhicule en cas de changement de date dans le planning, ou encore d’annulation de la location.

Pas de fonctionnalités dédiées à la gestion d’un planning de location de voiture

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, si Excel a bien des atouts, il est clair que ce n’est pas un outil créé pour la gestion de planning de location de voiture.

Voici le type de fonctionnalités importantes, absentes d'Excel  et disponibles dans Fleetee :

• Automatiser et paramétrer intelligemment vos tarifs (dans le jargon le “yield management”).  De nombreuses variables entrent dans la détermination du prix de location, que ce soit la catégorie du véhicule, la saisonnalité (haute saison VS basse saison) ou la durée de location (plus elle est longue, moins c’est cher !). Avec Excel, vous devrez effectuer vos changements de tarifs à la main, jour après jour, pour des dizaines de véhicules, voire plus.
  Éditer un devis ou une facture contenant les données du client ? Mis à part si vous maîtrisez Excel comme un pro et savez créer des macros, il serait plus simple d’utiliser un outil de gestion de planning directement relié à votre logiciel de facturation…
  
  
• Avoir une vision claire de vos réservations pour gérer efficacement votre parc automobile. Préférez un vrai outil de planning et non un tableur, vous visualiserez mieux les créneaux libres pour optimiser vos actions commerciales et réduire ainsi les charges liées aux véhicules non-loués.
  
  
• Faire des offres personnalisées à vos clients fidèles qui louent la voiture pour leurs déplacements professionnels. C’est possible mais uniquement avec un outil CRM de location de voiture (ce que n’est pas non plus Excel) qui vous permettra de suivre le parcours client avec précision et de mettre en place une communication sur-mesure à chaque étape de la réservation.
  
  

Les logiciels de gestion de flotte tels que Fleetee proposent des fonctionnalités intelligentes de planning de location de voiture permettant de :

• synchroniser les données de réservation en temps réel
• d’avoir accès à tout moment et de façon optimale à votre calendrier
• d’automatiser les actions liées aux réservations (édition de devis et de factures, envoi automatisé, mise à jour de l’inventaire en ligne et des tarifs).