Organiser l’état des lieux, encaisser le montant de la location en attendant le prochain client, récupérer le véhicule sans une éraflure et recommencer ? Si vous pensiez que le quotidien d’un loueur de voiture était aussi simple, désolés de vous décevoir. Les tâches administratives occupent une bonne partie du temps des proprios d’agence de location de voiture. Parmi celles-ci, la réalisation des devis est une étape obligée. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.
Oui, oui et encore une fois, oui ! On rappelle que depuis 2015, suite à l’arrêté du 17 mars 2015 plus précisément, relatif à l’information précontractuelle des consommateurs et à la publicité des prix des prestations de location de véhicules, la remise d’un devis au client potentiel est obligatoire.
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Arrêté du 17 mars 2015 relatif à l’information précontractuelle des consommateurs et à la publicité des prix des prestations de location de véhicules II. - Lorsque l'offre de location peut être souscrite en ligne, le consommateur accède au devis à partir de la page de présentation de chacune des catégories de véhicules proposés à la location. Au lieu d'accueil de la clientèle dans l'établissement du professionnel, le consommateur peut également demander à ce que le devis lui soit délivré sur support papier. Les consommateurs sont informés de cette possibilité par un affichage visible et lisible, à l'intérieur de l'établissement. III. - Le devis comprend les informations listées à l'annexe B.” |
Pour la faire court, ce devis doit être gratuit, disponible sur votre site internet, sur les pages de chacun des véhicules mis en location et proposé au format papier au sein de votre agence de location.
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Il suffit d’une petite recherche sur internet pour trouver toutes sortes de modèles de devis, à utiliser tel quel ou à personnaliser. Quoiqu’il en soit, il est important de savoir au préalable les informations que vous devrez faire figurer sur vos devis pour la location de vos voitures. Un certain nombre de données sont ainsi obligatoires, à savoir :
Il faudra également inclure les coordonnées du client ainsi que les conditions de règlement.
Pour ce qui est des informations relatives aux conditions de réservation (âge minimum, délai de détention du permis de conduire), au montant de l’assurance et des franchises, au montant du dépôt de garantie entre autres, elles seront à inclure dans vos conditions générales de vente. (Voir l’annexe A de l’arrêté pour le détail des informations)
Vous pouvez utiliser Word, Google Docs ou tout autre outil de traitement de texte pour créer le modèle de vos devis, que vous pourrez ensuite répliquer à chaque nouveau devis. Si vous êtes adepte d’Excel et maîtrisez bien l’outil, pourquoi pas. On ne vous cachera cependant pas que ce ne sont pas les solutions qu’on vous recommanderait pour créer vos devis (ni même pour créer votre planning de location), et cela pour deux raisons :
En vous équipant d’un outil destiné aux loueurs de voiture, vous serez assuré d’avoir des documents conformes aux obligations et à la réglementation en vigueur. Couplé à un module de réservation simple, l’outil vous permettra d’obtenir en quelques clics vos devis pré-remplis, qui pourront automatiquement être envoyés aux clients en question. Une fois le devis signé électroniquement par votre client, le contrat de location pourra alors être généré et envoyé au client, sans aucune intervention de votre part.
Si vous souhaitez gagner du temps dans vos process et limiter le risque d’erreurs lors de la création de vos devis, testez Fleetee, une suite d’outils tout-en-un, qui facilite le quotidien des loueurs de voiture. Les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement.