Logiciel gratuit gestion véhicule : 5 pièges à éviter

Il y a pas mal d’avantages à utiliser un logiciel de gestion de flotte de véhicules. C’est bien simple : vous pouvez gérer toute l’activité de votre société de location de voiture depuis un seul outil, de votre planning de location à la gestion des sinistres, de l’édition de contrats à l’état des lieux, du marketing à la gestion des tarifs. Un vrai couteau suisse. 

A la recherche du précieux graal, vous tomberez sûrement sur des logiciels de gestion gratuits, ce qui est plutôt sympa pour maîtriser ses dépenses, encore plus au lancement de l’activité. Si vous optez pour cette solution, on serait vous, on serait quand même vigilants sur quelques points.

La synchronisation est-elle possible ?

Ok, vous avez trouvé un logiciel gratuit qui a l’air pas mal sur le papier. Il faut l’installer sur votre ordi ? Tant que votre logiciel antivirus ne se déclenche pas, tout va bien. Par contre, si vous avez des collaborateurs, comment feront-ils pour également utiliser le logiciel s’il n’est que sur un seul poste de travail ? Avoir un outil qui ne peut être synchronisé entre différents postes ou que vous ne pouvez pas utiliser sur une tablette et un smartphone risque de vous freiner dans votre activité. 

💡 Notre conseil : choisir un logiciel de gestion de flotte sous la forme d’une appli web ou d’une appli mobile. Il est également important de vérifier que vous pourrez synchroniser ce logiciel avec votre suite d’outils et plus particulièrement avec votre moteur de réservation. Sinon bonjour les manipulations à la mano. 

Vos données sont-elles bien protégées ?

Vous savez ce qu’on dit… “Si c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit”. En fait, ce qu’on veut plutôt dire par là, c’est que lorsque c’est gratuit, il y a de grandes chances que vos données soient utilisées à des fins commerciales par l’éditeur de la solution. Le pire serait quand même que l’outil choisi puise également dans les données clients récoltées lors de l’édition des contrats de location. N'hésitez donc pas à vous attarder sur les conditions générales d’utilisation du logiciel choisi avant de commencer à utiliser l’outil, afin d’identifier si l’éditeur se réserve le droit de partager vos données à des partenaires. 

💡 Notre conseil : d’une part, prenez toujours quelques minutes pour vous renseigner sur le logiciel que vous vous apprêtez à utiliser, ainsi que pour voir les avis en ligne disponibles; et d’autre part, gratuit ou pas, parcourez au moins en diagonale les CGU et la politique de confidentialité des outils que vous choisissez. 

Y a t-il un support en cas de souci ?

Imaginez que vous utilisez un outil permettant de réaliser des états des lieux digitaux et que tout d’un coup, vous n’arriviez plus à accéder aux derniers comptes-rendus. Plus de preuve, plus rien, en cas de litige avec le locataire du véhicule. Et il n’y a rien de plus frustrant que de rencontrer un problème avec un outil et de ne pas trouver de support client ou de FAQ permettant d’avancer. Le mieux est donc de vous assurer que “gratuit” ne rime pas avec “service minimum”, pour

 ne pas passer des heures à chercher de la documentation sur internet ou encore, devoir faire appel à un spécialiste informatique. Ou comment le gratuit se transforme en payant…

💡 Notre conseil : avant de choisir un outil, vérifiez si le site dispose d’un support client facilement joignable (par le biais d’un chat, par téléphone, par e-mail), s’il y a une page de documentation sur le site, s’il existe des forums d’utilisateurs voire des tuto en ligne ou si une FAQ est proposée. 

Le logiciel est-il régulièrement mis à jour ?

En écho au point précédent, quand on parle de souci rencontré avec un logiciel, il peut s’agir d’une difficulté d’utilisation (ne vous inquiétez pas, ça arrive même aux meilleurs). Dans ce cas, il suffit que quelqu’un de plus expérimenté vous montre comment faire pour que ce soit résolu. Mais vous pouvez également vous retrouver face à un bug faisant planter le logiciel et vous empêchant de correctement faire votre travail. S’il y a un SAV derrière, il n’y a pas de raison de paniquer, mais dans le cas contraire, vous pourriez vous retrouver avec un outil inutilisable et une bonne dose de frustration. 

Par ailleurs, si vous utilisez plusieurs outils différents pour gérer votre activité de loueur de véhicule, avoir un bug insoluble sur le planning de location par exemple, pourrait vous empêcher d’avoir vos KPIs automatiquement mis à jour (taux de rotation, CA prévisionnel…). Ou comment retourner au bon vieux fichier Excel pour créer un tableau de bord. 

💡Notre conseil : assurez-vous que l’entreprise créatrice du logiciel soit toujours en activité, vérifiez la politique concernant les mises à jour, et encore une fois, jetez un œil aux avis clients !

Avez-vous accès à toutes les fonctionnalités ?

Souvent, les logiciels gratuits sont en réalité proposés en version freemium, c’est-à-dire que certaines fonctionnalités dites premium ne seront accessibles qu’en sortant votre carte bleue. Certains logiciels gratuits ne le sont également que pendant un temps d’usage limité, sans que cela ne soit clairement indiqué au départ. 

💡Notre conseil : Faites le choix du gratuit en connaissance de cause. Cela vous permettra ainsi de prévoir si vous devez rechercher des outils complémentaires pour gérer votre flotte de façon efficace. 

Aimez-vous la publicité intempestive ? 

Un peu comme dans les mini-jeux sur smartphone, certains logiciels gratuits se rémunèrent par la publicité incluse dans l’outil. Cela peut prendre la forme de bandeaux assez peu intrusifs, mais cela peut tout aussi bien être des pubs vidéo qui se déclenchent en pop-up. Après la énième fois à vous énerver sur la petite croix pour essayer de fermer ces pubs, peut-être regretterez-vous de ne pas avoir choisi d’outil exempt de messages publicitaires. 

💡 Notre conseil : Vérifiez les conditions d'utilisation de l'outil, tout simplement. 

Faut-il faire confiance aux outils gratuits pour la gestion d’une flotte de véhicules ?

On ne répondra oui qu’en rajoutant la condition “en connaissance de cause”. Comme vous l’avez vu, il n’est pas toujours avantageux de s’équiper d’un logiciel gratuit et il y a plusieurs petits éléments à vérifier pour ne pas perdre du temps par la suite. 

Logiciel de gestion de flotte de véhicule efficace et simple d’utilisation, Fleetee vous offre 14 jours d’essai gratuit sans restrictions et sans conditions, pour essayer ses fonctionnalités et celles de l’application d’état des lieux de véhicule Fleetee Check, avant de vous décider à passer à la version payante. Vous préférez vous faire accompagner ? N’hésitez pas à réserver une démo gratuite, sans engagement.