Quelle réglementation pour la location de véhicules ?

Ouvrir une agence de location de voiture ne se résume pas à constituer son offre et mettre ses véhicules en location. Comme pour la plupart des activités pros, il y a un certain nombre d’obligations à respecter pour que votre activité de loueur se conforme à la législation. Nous avons passé en revue la réglementation pour vous permettre de vous lancer avec toutes les cartes en main, ou de vous rattraper si vous avez manqué quelques étapes !

Avant toute chose, immatriculer votre entreprise 

Pas question de réaliser au noir une activité aussi délicate que la location de voiture. Les montants engagés sont assez conséquents et quand on parle de conduite, le moindre incident peut rapidement prendre des proportions démesurées. 

Votre première obligation sera donc de réaliser l’immatriculation de votre société. Au niveau du statut juridique, vous avez le choix entre la SARL, l’EURL, la SAS ou la SASU (non, le statut d’auto-entrepreneur n’est pas adapté).

Les conditions générales de location, la base de la base 

Il est à la fois indispensable de concevoir vos conditions générales et de les mettre facilement à disposition de vos clients potentiels. Ce qui doit réglementairement y figurer ? Pas mal de choses, à savoir : 

Les informations relatives à la prestation principale :

• Vos tarifs de location détaillés avec les prix unitaires de chaque service inclus 
• Les conditions de location : l’âge minimum du conducteur et l’ancienneté de permis de conduire requise
• Les conditions et frais en cas d’annulation de la réservation 
• La politique kilométrique si c’est pertinent 
• Les obligations du client pendant la location 
• Les conditions de retour du véhicule : le plein doit-il être fait, la voiture doit-elle passer au lavage auto ?

La politique d’assurance :

• Pensez à préciser que l’assurance responsabilité civile est incluse dans toute réservation. Pour rappel, cette assurance à laquelle vous avez l’obligation de souscrire, permet de couvrir les dommages corporels ou matériels causés à des tiers par le conducteur de votre véhicule. On ne souhaite pas que ça vous arrive, mais ça arrive. 
• Indiquez les différentes options d’assurance que vous proposez et pour chacune d’entre elles, les conditions, les exclusions, le montant de franchise et le montant TTC. 
• Mentionnez comment se répartissent les responsabilités en cas de souci, et notamment vos conditions d’assistance et de remplacement du véhicule lors de pannes ou d’accidents. 

Comme leur nom l’indique, le but des conditions générales de location est de poser vos conditions et ainsi vous prémunir de possibles conflits, les informations importantes étant notées noir sur blanc. Vous devrez donc permettre à votre client d’accéder facilement à ce document, en les affichant bien en évidence dans votre agence et en les incluant sur le site de réservation ainsi que dans les e-mails transactionnels envoyés au locataire du véhicule. Elles devront bien entendu être intégrées au contrat de location du véhicule.

N’oubliez pas de vous assurer 

Nous l’avons déjà évoqué au paragraphe précédent, mais cela vaut le coup d’être de nouveau souligné : une assurance responsabilité civile devra obligatoirement être souscrite. Histoire de pouvoir dédommager les victimes en cas d’accident causé par votre client ! 

Le montant de cette assurance est de façon générale directement compris dans le tarif de location. 

En plus de cela, vous avez tout intérêt à souscrire une assurance pour vous protéger des dommages causés à vos véhicules par vos conducteurs…

Un devis, toujours 

Autre obligation, autres documents à créer : les devis. Avant la validation de la réservation, vous devrez remettre à votre prospect un devis gratuit incluant : 

• Les coordonnées de votre agence de location
• La proposition d’offre de location, décrivant le type de véhicule qui sera mis à disposition et la période de location
• Les prix unitaires et TTC de chaque prestation 
• Le montant à acquitter à la prise du véhicule
• La caution ou le dépôt de garantie demandés 
• Les promotions appliquées, s’il y en a 
• La durée de validité du devis
• Le lieu de retrait et de restitution du véhicule

Découvrez aussi sur le même sur le même sujet : Comment créer vos devis pour la location de vos voitures ?

Le contrat de location, un indispensable 

C’est un peu la suite logique du process de location. Si votre prospect est ok avec le devis et passe à la réservation, vous devrez lui fournir un contrat de location en guise de validation. 

Ce contrat de location reprend les éléments du devis, inclut les conditions générales et comporte les infos personnelles de votre client ; c’est-à-dire ses coordonnées et les infos de son permis de conduire. 

Pour qu’il soit totalement complet, il ne manquera plus que le procès-verbal d’état du véhicule réalisé avec votre client lors de l’état des lieux. 

Ce qui nous amène à la dernière de vos obligations en tant que loueur de véhicules…

Pas d’impasse sur l’état des lieux

Oui ça peut prendre du temps, c’est un peu fastidieux et répétitif, mais non, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur l’état des lieux. En même temps, ce n’est pas du tout dans votre intérêt : comment saurez-vous qui est responsable lorsque votre client vous ramènera votre véhicule légèrement cabossé, si vous n’avez pas noté dans quel état le véhicule était lorsque les clés ont été remises au conducteur. 

Prenez donc le temps de compléter ensemble la fiche d’état du véhicule, à la fois avant le départ du véhicule et à sa restitution. 

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