Tout savoir sur la Fiche Client en agence de location de véhicules

Zoom sur la fiche client, l’outil à utiliser pour construire une base de données à haute valeur ajoutée pour votre agence de location de voiture ! 

Dans cet article, on partage avec vous nos meilleurs conseils et astuces pour vous permettre de créer le fichier client qui va vous aider à déployer une stratégie marketing et commerciale efficace.

Et pour vous accompagner dans votre gestion de la relation client, on vous propose de découvrir gratuitement notre outil avec lequel créer un fichier clients facilement.  

C’est quoi une fiche client ? 

Élément clé pour votre agence de location de voiture ou tout autre véhicules, la fiche client contient les informations caractéristiques de vos clients ainsi que de vos prospects. À la manière d’une carte d’identité, elle contient de précieuses indications que vous avez tout intérêt à connaître. 

Cette base de données est un essentiel des stratégies marketing efficaces, c’est pourquoi vous avez tout intérêt à bien réaliser vos fiches client pour favoriser le bon développement de votre activité.

Pourquoi utiliser une fiche client ? 

Que la cible de votre agence de location de voiture soient des particuliers ou des professionnels, la fiche client est à utiliser pour fidéliser vos clients et prospecter de nouveaux clients. 

Vous pensez peut-être que c’est un document anodin qui sert seulement à vous renseigner sur les coordonnées de vos locataires, et pourtant, c’est un outil de choix pour augmenter les ventes et booster le trafic ! 

Grâce à une meilleure compréhension du comportement des consommateurs et de leurs habitudes de consommation, vous êtes en mesure de tirer des conclusions pour mettre en place la bonne stratégie. 

Eh oui, la base de données est un outil commercial idéal qui permet un suivi mis à jour régulièrement de toutes vos interactions avec le client. De la demande de renseignement à la location des véhicules, en passant par les états des lieux de remise, c’est le document qui vous dit tout sur votre locataire. 

Les informations récoltées permettent d’adapter votre stratégie de communication, c’est l’occasion de mieux comprendre les besoins et les attentes pour diffuser le message qui correspond parfaitement à chaque profil. 

En effet, cette connaissance de la clientèle permet de les séparer en groupes différents pour mieux cibler les actions commerciales réalisées par votre agence de location. 

On résume ? Le fichier client sert à : 

• Fidéliser les clients 
  
  
• Mieux connaître sa clientèle 
  
  
• Optimiser la prospection commerciale 
  
  
• Obtenir des informations comportementales des acheteurs 

Nos conseils pour bien créer un fichier clients 

Parce qu’elle sert à mieux les connaître pour mieux les comprendre afin d’adapter votre stratégie marketing, la base de données clients doit contenir des informations claires, pertinentes et importantes. 

Mais alors, on met quoi dans une fiche client ? Comme une petite fiche d’identité du client, elle contient toujours les données personnelles du locataire, mais ce sont loin d’être les seules informations intéressantes. 

On commence toujours par recueillir des informations basiques mais caractéristiques des clients, à savoir : 

• Données de contact (numéro de téléphone, mail, etc.)
   
• Informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, etc.) 
  
  
• Informations relatives à l’entreprise pour les clients en B2B 

Ensuite, on procède à l’enrichissement des données avec des précisions sur le profil de chaque locataire, c’est l’aspect personnalisé de la fiche client qui va servir à vos commerciaux. 

Vous pouvez ajouter d’autres données pertinentes comme la préférence du moyen de contact, l’historique des locations, le véhicule préféré ou la situation comptable du client par exemple. 

Concrètement, il faut que les données collectées puissent servir à convertir ou à être utilisée pour des actions commerciales, des SMS marketing ou encore du mailing.  

Et si on voyait ce que ça donne en pratique ? Madame B. est une cliente qui loue régulièrement des véhicules chez vous pour partir en vacances avec son époux et ses 3 enfants. 

Grâce à son fichier client, vous pouvez cibler les messages envoyés et la prévenir de la disponibilité d’un nouveau SUV spacieux et confortable pour sa famille au sein de votre parc. 

Pensez aussi à la société V. qui a l’habitude de louer les véhicules de votre flotte pour ses employés, ce sera un client conquis de recevoir en avant-première des infos sur la nouvelle fonctionnalité à bord des véhicules. 

Vous pouvez également profiter des données collectées pour avertir d’une action commerciale ciblée, par exemple une promotion par zone géographique ou par tranche d’âge. 

Astuce Fleetee 💡: bien connaître vos clients permet de mieux répondre à leurs besoins, d’où l’intérêt de mettre à jour régulièrement les données existantes ! 

Comment se constituer un fichier client ? 

Maintenant que vous savez tout (ou presque) sur la fiche client, on vous donne quelques astuces pour vous permettre de collecter les informations caractéristiques des clients facilement et efficacement.

Eh oui, si sa création est capitale, on ne sait pas toujours quand récolter les informations et comment s’y prendre pour que les clients y répondent favorablement. 

Et pourtant, c’est quelque chose de plutôt facile à mettre en place pour les loueurs ! La bonne idée, c’est de montrer les avantages en étant transparent afin de rassurer le client tout en lui donnant envie. 

SMS commerciaux, annonce d’offre spéciale en exclusivité, invitation à un évènement privé, newsletter, disponibilité d’un véhicule : pensez à mettre en avant les bénéfices de partager leurs données personnelles avec vous. 

Sans savoir ce qui l’attend, le consommateur peut s’imaginer que ses coordonnées vont être récupérées pour être revendues ou pour du démarchage téléphonique en masse. 

Mais alors, vous vous demandez à quel moment récolter les données clients ? Cela peut être fait avant, pendant ou après la prestation de location. Notez que quand l’expérience client est positive, c’est un moment de qualité pour inciter chaque consommateur à vous partager ses coordonnées. 

À la soumission d’un devis, pendant un rendez-vous commercial, à l’inscription en agence, pendant une visite sur votre site internet, au moment de la réservation d’un véhicule, pendant l’adhésion à votre programme de fidélité ou à la remise du véhicule, tous les moments permettent de collecter des informations. 

Pour vous aider, on partage avec vous quelques idées d’outils à utiliser pour récolter des données clients facilement en agence ou en ligne : 

• Freebie
  
  
• Jeu concours
  
  
• Réseaux sociaux
  
  
• Formulaires en ligne
  
  
• Actions commerciales
  
  
• Contrat de location du véhicule
  
  
• Évènement en agence de location
  
  
• Contenu gratuit sur site web récolte données
  
  
• Questionnaire de satisfaction après la remise du véhicule 

Vous l’aurez compris, collecter les données peut se faire autour d’une activité ludique ou non pendant le parcours client, mais c’est un bon moyen pour favoriser l’accord des locataires. 

Même si définir les objectifs de la création de la base de données clients est l’étape n°1, gardez toujours en tête que la fiche client est à adopter pour les clients fidèles comme pour les prospects. 

Quand certaines agences de location cherchent avant tout à fidéliser la clientèle, d’autres souhaitent optimiser leur prospection commerciale, c’est pourquoi vous pouvez adapter votre stratégie à vos besoins. 

Conseil Fleetee 🤖: une fiche client exhaustive et pertinente donne la possibilité à votre entreprise de bénéficier d’un maximum d’avantages, profitez-en ! 

Comment stocker les données de clients ? 

De la récolte des informations au stockage des données, veillez à ce que votre fichier client soit conforme à la législation RGPD ! Consentement, nature des données ou encore droit à l’effacement, des lois existent pour encadrer la gestion des données personnelles en votre possession. 

Alors que le fichier Excel peut apparaître comme un premier outil à utiliser, la solution CRM est mieux adaptée à la gestion d’une base de données. Grâce à la centralisation des données sur le logiciel de gestion, l’équipe commerciale peut mettre en place un suivi efficace et obtenir de meilleurs résultats. 

Précieux pour votre agence de location de véhicules, le fichier client doit également être stocké de façon sécurisée, et ce, tant pour protéger les données confidentielles de vos clients que pour votre entreprise. 

En plus des nombreux avantages pour les loueurs de véhicules, Fleetee vous permet de créer la fiche client qui va servir à déployer la bonne stratégie marketing de votre agence. Le meilleur moyen de savoir à quel point créer un fichier est facile, c’est de découvrir gratuitement notre outil de gestion avec un conseiller dédié. 

On se quitte en vous rappelant l’essentiel : la fiche client est idéale pour fidéliser les clients déjà acquis tout en transformant vos prospects en clients !