7 astuces pour faciliter la gestion de flotte automobile

Gérer une flotte automobile en tant qu’agence de location, c’est clairement du boulot. Que ce soit au niveau administratif, logistique ou technique, assurer une bonne gestion de votre flotte est cependant indispensable, pour à la fois gagner en efficacité, maîtriser vos coûts et optimiser la satisfaction client. Mais ce n’est pas pour autant que cela doit être difficile : nous vous partageons quelques conseils pour simplifier la gestion de votre parc de véhicules. 

Tout commence par le choix des véhicules 

Oui, car lorsque l’on parle de gestion, on parle notamment d’entretien, et selon le type de véhicules choisis, les coûts peuvent être bien différents. Ce n’est pas un mystère que les pièces auto de certaines marques coûtent bien plus cher à l’achat. Les équipements choisis peuvent aussi être problématiques, financièrement parlant. L’exemple le plus parlant : opter pour un intérieur en cuir pour apporter une touche luxueuse, mais devoir apporter deux fois plus de soin pour conserver les fauteuils en bon état et comme neufs, entre chaque location.  

Selon la gamme de véhicules choisis, vous pourrez donc économiser du temps et de l’argent dans la gestion de votre flotte. 

Se franchiser, pour se faciliter la vie 

Franchise ou pas franchise, c’est une des questions que vous devrez nécessairement vous poser au moment de concevoir votre business plan pour votre société de location de voiture. Rapidement : la franchise coûte (très) cher en droit d’entrée et en redevance, mais cela vous permet, contrairement à l’indépendance, de bénéficier de process déjà établis et expérimentés, et donc de simplifier la gestion de votre parc auto. À vous d’arbitrer. 

Opter pour la Location Longue Durée ? 

Là encore, ce sera à vous de choisir en fonction de vos objectifs, de votre vision et de votre capacité de financement. Mais la Location Longue Durée, qui désigne le fait de bâtir votre flotte à partir de véhicules loués en échange d’un loyer mensuel préalablement défini (basé sur la loi de roulage), permet de déléguer une bonne partie de la gestion technique de votre flotte au prestataire. Achat, procédures administratives,  maintenance, entretien, remplacement si besoin... pas mal non ? Une bonne façon de se libérer de la bande passante.

Utiliser un planning d’entretien de vos véhicules

L’équation est simple : un véhicule en panne est un véhicule immobilisé et donc un véhicule de moins de loué. Et si vous multipliez ça par plusieurs véhicules en panne au même moment… ça commence à piquer. 

Bien entendu, un planning d’entretien de véhicules n’empêche pas à vos véhicules de défaillir ! Mais cet outil a beaucoup d’atouts et permet notamment de ne pas oublier les opérations de maintenance préventive, de rallonger la durée de vie de vos voitures et de réduire leur immobilisation. Si en plus votre outil de planning d’entretien génère des notifications et alertes automatiques, c’est tout bon pour alléger la gestion de votre flotte. 

Digitaliser vos états des lieux 

En fait, à la création de votre société de location de voitures, commencez par digitaliser l’ensemble de vos processus : le planning de location, le planning de maintenance, la procédure d’état des lieux, la gestion des amendes, etc. Vous gagnerez un temps fou dans la gestion de votre flotte pour vous concentrer sur les tâches clés telles que la fixation des tarifs, la négociation commerciale, la stratégie marketing ou la communication. 

Plus précisément, digitaliser l’état des lieux signifie d’utiliser un outil numérique permettant de réaliser le procès verbal, de le compléter par des photos, de le signer numériquement et de directement l’attribuer à un dossier de location et de le conserver “en lieu sûr” pour suivi; le tout depuis une application mobile.   

Miser sur une solution d’aide à la décision 

Quels tarifs fixer ? Quel est votre taux de rotation ? Combien de véhicules sont immobilisés ? Combien d’opérations de maintenance sont prévues ? Pour répondre à toutes ces questions, un tableau de bord de suivi est un outil incontournable pour disposer d’une vue d’ensemble de votre activité, au jour le jour. 

S’équiper d’un outil dédié à la gestion de flotte automobile 

Au risque de se répéter, gérer une flotte automobile en tant qu’agence de location, c’est vraiment du boulot. Quand un contrat de location est signé (bravo !), c’est toute une chaîne d’étapes de gestion qui se met en place pour garantir un service optimal et toujours plus maximiser vos revenus. Plusieurs outils existent pour gérer chacune de ces étapes, mais un outil tout-en-un ou une suite d’outils intégrés vous permettra d’automatiser vos process et de gagner en efficacité.

La solution Fleetee combine planning de location, planning d’entretien, gestionnaire de contraventions, application d’état des lieux, tableau de bord de suivi d’activité, ainsi que des outils de visibilité de votre offre en ligne. 

Pour faciliter la gestion de votre flotte automobile, n’hésitez pas à essayer Fleetee. Les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement.