3 astuces pour gérer son planning de gestion de location de voiture

En tant que loueur de voitures, trottinettes, camping-cars ou autres véhicules, s’il y a un outil qui vous suivra partout, c’est bien votre planning de location de véhicules. À tout moment, le planning vous permet de visualiser en un coup d'œil les véhicules réservés, les dates de check in et de check out, et les modifications de réservation. Oubliez votre agenda papier, Google Calendar, ou votre planning laborieusement conçu sur Excel, nous vous expliquons les fonctionnalités essentielles d’un bon planning de gestion de location de voiture.

Synchroniser planning de location et outils de gestion

Pour être efficace et vous apporter de la valeur ajoutée, votre planning de location de voiture doit être synchronisé et récupérer automatiquement les données de vos différents outils de gestion. Vous imaginez le temps perdu à remplir manuellement votre fichier Excel à chaque réservation/annulation/modification ? (On vous explique d’ailleurs pourquoi Excel n’est pas une bonne idée pour votre planning de location). Et vous sentez monter le stress, en cas d’oubli malencontreux d’une réservation client ?

Pour économiser votre précieux temps et ne pas vous mettre à dos vos clients, équipez-vous d’un outil de gestion de planning de location de véhicules qui puisse être relié à votre module de réservation en ligne ainsi qu’à votre outil de suivi de maintenance et réparation. Les créneaux de réservation seront ainsi automatiquement bloqués dans votre calendrier et vous disposerez d’un aperçu rapide et à jour de l’état de votre flotte de voitures. Si l’outil peut en profiter pour calculer votre taux de rotation en temps réel, c’est tout bénéf.

Surtout, gagner du temps sur les actions manuelles chronophages vous permettra de consacrer davantage de votre quotidien aux tâches qui comptent, telles que l’adaptation de votre stratégie commerciale ou le suivi de vos KPIs avec votre tableau de suivi personnalisé ! Ou en d’autres termes, comment assurer le revenu de votre agence de location de voitures… Vous vous rendez compte que peu de résas ont été effectuées pour le mois qui vient ? Vous pouvez alors réfléchir à des offres promo pour booster les sorties de véhicule. Bref, grâce à la synchronisation, votre planning de location devient un vrai outil d’aide à la décision.

Attribuer les documents importants à chaque réservation

Vous avez bien potassé la réglementation liée à la création d’une agence de location de voitures ? Alors, vous savez certainement que l’émission d’un devis est obligatoire, en complément de la création du contrat de location. Et si vous pouviez joindre la paperasse nécessaire à chaque créneau de réservation (état des lieux, copies des pièces d’identité et des permis, devis, contrat, conditions générales, etc), afin de disposer de toutes les infos directement dans votre planning de location de voiture ? Cela vous éviterait de vous creuser les neurones pour savoir à quel client correspond tel créneau bloqué. Par ailleurs, créer un créneau pour chaque devis généré vous permettrait d’anticiper les éventuelles sorties de véhicule. Au moment de choisir un outil de planning, pensez donc à cette fonctionnalité.

Privilégier une solution multisupport, accessible et responsive

C’est sympa d’avoir un logiciel robuste installé sur son poste de travail, on ne dit pas le contraire, mais quand vous devez accéder à votre planning à distance, ça devient tout de suite moins intéressant. Il faut dire que le quotidien d’un loueur de voiture n’est pas forcément de tout repos. Entre les déplacements chez le garagiste ou à la station de lavage, la livraison de véhicules à vos clients et la rencontre de vos partenaires, vous n’allez certainement pas passer tout votre temps à votre bureau. Il est donc indispensable que vous puissiez accéder à votre planning de location de voiture et ses informations essentielles où que vous soyez, quel que soit le support utilisé : smartphone, tablette, ordi portable.

Aussi, plus votre outil de planning de location sera simple d’utilisation et intuitif, et plus vous pourrez sensibiliser vos collaborateurs éventuels à son utilisation, tout en économisant du temps de formation.

Alors, vous pensiez qu’un planning de location de voiture pouvait faire tout ça de choses ? Il s’agit réellement d’une pièce maîtresse dans l’activité de loueur de véhicule ; un outil performant et adapté est donc indispensable.

Ergonomique et interactif, le logiciel de gestion de planning de location de Fleetee permet de visualiser en un coup d'œil vos disponibilités et de les mettre à jour rapidement, pour avoir une vision complète et updatée de votre flotte à chaque instant. Faites-vous votre propre idée, les 14 premiers jours d’essai sont gratuits, sans engagement.