Comment constituer des conditions de location ?

Le site economie.gouv.fr ne laisse pas de place au doute : en matière de location de véhicule, « le professionnel doit, par tout moyen, mettre à la disposition du consommateur des informations relatives aux conditions générales de la location. »

Mais de quoi doivent être constituées ces conditions de location ? Quelles sont les informations à ne pas négliger ? 

Les informations principales des conditions de location 

De façon générale, un document de conditions de location d’un véhicule doit comporter trois grandes catégories d’information, sur :

• Les prix et les conditions de la prestation centrale
• Les assurances 
• Les prestations annexes

Dans les faits, le niveau de détail et la façon d’organiser ces informations peuvent totalement varier d’une agence de location de voiture à une autre.

À titre d’exemple, voici une comparaison du déroulé des conditions de location de deux loueurs : 

Certaines conditions de location ne dépassent pas 5 pages tandis que d’autres atteignent 40 pages. Tout dépend du niveau de détail adopté, l’essentiel étant que le client puisse toujours se référer à l’information nécessaire en cas de besoin. 

Car ce qu’il faut garder en tête, c’est que les conditions de location permettent à la fois d’informer le client qui voudrait savoir à quoi s’en tenir avant de réserver, mais surtout, elles sont une protection juridique en cas de litige, à tout moment de la location. 

Les conditions de location, en détails

Les informations liées à la prestation principale

Voyons le contenu de la première partie des conditions générales de location, celle relative aux conditions de la prestation principale. Elle regroupe à la fois les documents que doivent fournir les clients ainsi que les différents tarifs applicables selon les situations. Voici les questions auxquelles répondre et les éléments à préciser : 

Qui peut louer ? 

• Quel est l’âge minimum requis ? Il s’agit souvent de 21 ans ou bien de 25 ans. 
• Cette restriction varie-t-elle selon le type de véhicules ? 
• Y a-t-il un supplément jeune conducteur ? 
• Depuis combien de temps le conducteur doit-il avoir obtenu son permis ? 
• Quels types de permis sont autorisés ? Y a-t-il des conditions pour les permis étrangers, en d’autres termes, quels sont les permis de conduire valides pour la location de vos véhicules ? 
• Autorisez-vous les conducteurs supplémentaires et sous quelles conditions ? 

Quels documents sont requis ? 

• Une pièce d’identité doit-elle être fournie ? S’agit-il d’une carte d’identité ou d’un passeport, quelle doit être leur date de validité et que faut-il faire s’il s’agit de documents étrangers ? 
• Faut-il un justificatif de domicile ? Et si oui, quels documents sont acceptés comme tels ? 

Comment le paiement est-il effectué ? 

• Quels sont les moyens de paiement acceptés ? Vous pouvez préciser les noms des cartes bancaires (Visa, Mastercard, Amex, etc), indiquer si vous acceptez les cartes prépayées, cartes de crédit ou de débit, et les chèques notamment.
• Demandez-vous un acompte ? 
• Comment le dépôt de garantie est-il prélevé ? 

Quelles sont les modalités de récupération et de restitution du véhicule de location ? 

• Quels sont les horaires d’ouverture de l’agence de location ? 
• Quels sont les lieux de restitution possibles ? Si vous proposez la location de voiture en aller simple notamment.
• Quel est le délai, sans frais, qui est accepté en cas de retard à la prise du véhicule ? (Pour cause de retard de vol par exemple) Et à la restitution ? 
• Quelles sont les pénalités appliquées en cas de retard ? 

Quels sont les frais additionnels possibles ? 

• Des pénalités pour réservoir de carburant non rempli, véhicule rendu sale (définir ce que vous considérez comme sale), forfait kilométrique dépassé ? 
• Que se passe-t-il en cas de détérioration ou de perte des clés ? 
• Y a-t-il des pénalités en cas de dommages aux équipements (GPS, siège auto, etc) constatés suite à l’état des lieux ? 

D’autres informations, telles que la limite géographique au sein de laquelle le véhicule peut circuler, ou encore des précisions quant au fait de garantir ou non un modèle de véhicule, peuvent être ajoutées. Le mieux est de ne rien laisser au hasard pour vous prémunir en cas de souci. 

Les informations liées à l’assurance du véhicule 

On passe à la partie des conditions de location d’un véhicule, qui peut particulièrement être source de tensions avec les conducteurs. Il s’agit ici de savoir ce qui est assuré ou non, et à quel niveau. Vous pouvez donc inclure : 

• Ce que comprend l’assurance responsabilité civile, en cas de dommages corporels et matériels causés à un tiers. 
• Quelles sont les garanties supplémentaires proposées et ce qu’elles prennent en charge ? (CDW : assurance collision sans franchise, THW, PCDW, SCDW) Quelle est la catégorie des véhicules concernés ? Quels sont les montants de franchise ? 
• Quels sont les rachats de franchise proposés ? 
• Quelles sont les exclusions et les différents niveaux de responsabilité ? N’hésitez pas à bien détailler cette partie afin de savoir qui doit couvrir quel dommage. Précisez par exemple que les dommages constatés aux jantes, aux pneus, au bas de caisse, etc, sont toujours de la responsabilité du conducteur. 
• Quelles sont les modalités en cas de dommages à l’intérieur du véhicule ? Il peut d’ailleurs être utile de préciser si une pénalité s’applique en cas d’odeurs ou de brûlures de cigarettes, par exemple. 
• Que doit faire le conducteur en cas de sinistre ? Qui contacter, dans quel délai, quels documents fournir ? 
• Y a-t-il des frais de traitement de dossier et d'immobilisation du véhicule facturés en cas de sinistre ? Cela peut vous permettre de compenser l’impact sur la gestion et le taux de rotation de votre flotte.

Les précisions annexes 

Troisième et dernier niveau d’informations qui devront figurer dans vos conditions de location de véhicule : 

Quelles sont les modalités de modification de la réservation ? 

• Est-il possible de modifier la réservation, dans quel délai, quels sont les frais applicables ? 
• Y a-t-il un remboursement en cas de retour anticipé ?
• Quelles sont les conditions en cas de demande de prolongation en cours de réservation ? 

Que se passe-t-il en cas de défaillance du véhicule ? 

• Quel est le contact à privilégier ? 
• Le client peut-il prendre l’initiative de faire certaines réparations ?
• Y a-t-il des frais de remorquage ? 
• Quelles sont les obligations auxquelles vous vous engagez en tant que loueur pour ce qui est des réparations à réaliser ? Que proposez-vous comme assistance si le véhicule doit être remorqué et remplacé ? 

Y a-t-il des informations complémentaires qui doivent être mentionnées ? 

• Qui est responsable en cas d’infractions et donc, du paiement des contraventions ? 
• Sous les lois de quel pays le contrat de location est-il applicable ? 
• Quels sont les contacts pour faire appel à un médiateur en cas de désaccord ? 
• Comment sont gérées et traitées les données de vos conducteurs ? 

Vous aurez des conditions de location bien complètes si vous abordez toutes ces questions. Et vous pourrez donc être sûr d’être sur la même longueur d’ondes avec vos clients.

Plus vos conditions de location sont exhaustives, plus vos clients pourront par ailleurs trouver les réponses à leurs questions de façon autonome. 

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