Qu'est-ce qu'un service de gestion de flotte optimal ?

La gestion de flotte, c’est tout simplement l’essentiel de l’activité d’un loueur de voitures; et de tout autre type de véhicules d’ailleurs. Acquisition des voitures, fixation des tarifs, suivi du taux de rotation, entretien et maintenance, gestion des amendes : la gestion de flotte couvre à la fois les aspects logistiques et administratifs et techniques de l’activité de location de voitures, ce qui peut vite devenir complexe à gérer…

Heureusement, il existe des services de gestion de flotte pour vous faciliter la vie et vous permettre de gagner en efficacité tout en réduisant vos coûts. Voyons les cases à cocher pour choisir un service de gestion de flotte optimal.

1. Des processus automatisés

Vous voulez gagner en productivité dans votre activité ? Dans ce cas, fuyez tous les outils reposant principalement sur des manip manuelles chronophages.

Informations du véhicule, dates de réservation, rapport d’état des lieux, infos de réservation du client, dates de maintenance préventive ou de contrôle technique, tarifs saisonniers : un seul véhicule génère déjà tellement de données, alors vous imaginez si vous devez multiplier cela par le nombre de véhicules de votre flotte ? Vous imaginez si vous devez assurer la gestion de votre flotte automobile avec Excel, entrer manuellement les données de vos différents outils afin de les faire communiquer entre elles ? Bonjour le risque d’erreur inhérent à la recopie d’informations.

Un bon service de gestion de flotte doit donc pouvoir directement récupérer les données de vos différents outils métier ainsi que mettre automatiquement en relation cette data.

2. Un deuxième cerveau

Comme nous le disions plus haut, la somme d’informations relative à une flotte de véhicules est relativement importante, et la charge mentale qui en résulte, considérable. Un service de gestion de flotte idéal doit donc regrouper en un seul endroit les informations les plus récentes pour chaque voiture de votre parc de location et être en mesure de vous avertir des prochaines actions à mettre en place; par des notifications par exemple.

Un planning de location, un calendrier de maintenance et d’entretien en lien avec les rapports d'état des lieux, la gestion automatique des amendes de vos conducteurs, sont autant de fonctionnalités qui vous permettront de décharger votre esprit tout en optimisant votre gestion de flotte.

3. Un gestionnaire de documents

La location de voiture peut également générer pas mal de paperasse, qu’elle soit numérique ou physique. Cela demande donc un travail d’archivage précis qui peut rapidement devenir chronophage. Sans compter le moment où vous devez rapidement mettre la main sur un document précis.

Pour faciliter votre quotidien de loueur de voitures, votre service de gestion de flotte doit également vous permettre d’éditer et d’archiver automatiquement et numériquement les différents documents administratifs et contractuels. On parle ici de la carte grise du véhicule; des rapports de maintenance et procès verbaux; des devis, qui sont obligatoires, et des contrats de location; des informations d’assurance, etc.

4. Un outil d’aide à la décision

La force d’un service de gestion de flotte optimal est par ailleurs de fournir une vision claire de votre activité à l’instant T, afin de savoir s’il n’y a pas des actions urgentes à mettre en place. Il peut notamment s’agir d’acquérir de nouveaux véhicules pour remplacer plusieurs véhicules en fin de vie, ou de concevoir des offres promotionnelles pour booster les réservations.

Combien de véhicules sont actuellement réservés, combien sont en maintenance, combien de voitures seront disponibles pour la prochaine saison touristique ou le prochain salon pro de la région, votre objectif de chiffre d’affaires est-il atteint ? Ce sont quelques-unes des questions auxquelles le tableau de bord de votre service de gestion doit pouvoir répondre de façon précise.

5. Un guide commercial

Quitte à vous permettre de gagner en efficacité, votre service de gestion de flotte peut également inclure des fonctionnalités de paramétrage de vos offres et de votre plateforme de vente, voire être relié aux comparateurs et OTA qui distribuent vos véhicules.

Dans le meilleur des cas, ce service pourrait même proposer du yield management intelligent, c’est-à-dire suggérer des adaptations de tarifs en fonction de différents paramètres connus de la plateforme.

En résumé, un service de gestion de flotte optimal est un outil qui vous permet de maîtriser vos coûts et de maximiser vos revenus, tout en gagnant en efficacité. Pouvoir utiliser ce service de façon mobile est donc un gros plus, afin d’effectuer des mises à jour en temps réel et d’éviter tout transfert d’informations du papier au numérique.

Intégrant toutes ces fonctionnalités, facile à prendre en main et à utiliser, le service de gestion de flotte Fleetee vous permettra d’optimiser et de développer plus sereinement votre activité de loueur de véhicules. Afin de découvrir notre interface et de vous familiariser avec les différentes fonctionnalités, les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement.