Comment réaliser un contrat de location vélo ?

Vous avez réalisé les 6 étapes pour bien se lancer dans la location cyclable, c’est bientôt le moment de recevoir vos premiers clients et de signer votre premier contrat de location vélo ?

Pour vous aider à proposer vos équipements en respectant la règlementation pour louer des vélos, on partage avec vous nos meilleurs conseils + les mentions à faire figurer dans tous vos contrats.

Des informations sur le contractant à la durée de location en passant par le modèle de vélo loué ou les accessoires de vélo inclus, on vous dit tout sur le contrat de location vélo.

Tout comme le guidon est capital sur un vélo, le contrat de location d’équipement est essentiel pour votre agence de location ! Grimpez sur votre deux-roues, on démarre.

Pourquoi faire un contrat de location vélo ? 

Obligatoire et important, le contrat de location vélo est un document officiel à préparer avec soin. C’est ce qui vous lie avec le locataire en tant que loueur, et il doit contenir certaines informations pour protéger les deux parties.

Et s’il est nécessaire de l’utiliser selon la réglementation pour louer des vélos, c’est aussi le bon moyen de rassurer vos clients et de vous permettre d’exercer en toute tranquillité.

Les essentiels du contrat de location de vélos

Entre conditions particulières, tarifs de location et restitution du matériel, préparez le contrat qui va vous accompagner au quotidien pour louer vos cyclables !

Soussignés et signataires du contrat location d’équipement

Commencez par définir les soussignés, c’est-à-dire votre entreprise de location de bicycles en tant que loueur, et le particulier ou professionnel qui souhaite profiter de votre matériel comme locataire.

Mentions juridiques, adresse et représentant légal, détaillez les informations principales sur votre agence de location.

Côté locataire, précisez les mêmes informations si c’est un professionnel ou les informations personnelles pour un particulier. Nom, prénom, adresse et moyen de contact, vous devez connaître l’identité des personnes qui louent les vélos mis à disposition dans votre agence.

Et pour garantir la véracité de ce contrat, pensez à vérifier l’identité avec un document officiel comme un Kbis ou une pièce d’identité.

Détail du matériel loué

Vélo de ville, vélo de route, vélo de descente, vélo enduro, vélo à assistance électrique ou encore VTT, listez le matériel en précisant la référence, la quantité et les différents accessoires empruntés.

Eh oui, on doit toujours détailler l’ensemble des biens loués, même quand il s’agit d’un casque, d’un antivol, d’une remorque enfant, d’un porte-bagage ou encore de protections (gants, genouillères, etc.).

Durée de location et mise à disposition des vélos

Date de début et date de fin, il faut mentionner la durée pendant laquelle les vélos sont à disposition des locataires.

Location à l’heure, à la demi-journée, à la journée ou sur plusieurs jours, le contrat doit stipuler combien de temps va durer l’emprunt du vélo, ainsi que le lieu où il sera remis et restitué.

Directement à la boutique de vélo ou remis en mains propres, vous pouvez proposer différents moyens de mise à disposition du matériel. Et si vous possédez plusieurs agences, pensez à préciser la possibilité de récupérer et restituer les vélos à plusieurs points de location du réseau cyclable.

Tarifs location cyclables

Si votre grille tarifaire est disponible au comptoir de l’agence de location et sur votre site web, spécifiez le tarif unitaire du vélo loué et des éventuels accessoires directement sur le contrat.

Et pour prévoir les retards de restitution, mentionnez toujours le coût avec un prix à l’heure supplémentaire imputé selon vos conditions pour la restitution après le délai convenu.

Moyen de paiement

En plus de l’indication du prix TTC à régler par le locataire, prévoyez une case à cocher avec les différents moyens de paiement autorisés et disponibles. Chèque, espèces, carte bancaire ou virement, le contrat précise comment le locataire règle et pour quel montant TTC.

Dépôt de garantie : la caution location vélo

Outre le paiement, l’emprunt entraîne généralement le règlement d’une caution location vélo. Indiquez le montant du dépôt de garantie avec une mention que le signataire devra accepter pour valider son contrat.

Veillez à choisir un montant qui correspond à compensation en cas d’incidents majeurs sur vos vélos, c’est sur cette somme que sera récupéré le montant dû pour les réparations ou le changement du matériel cyclable endommagé.

État des lieux de la flotte cyclable

Pour proposer un service de qualité et entretenir votre parc de vélos, ne négligez jamais l’état des lieux de votre matériel. Au moment de la remise du bien et à la restitution, c’est l’étape à réaliser attentivement et qui doit figurer dans le contrat de location d’équipement cyclable.

Et enfin, dernière étape et pas des moindres : les conditions générales de location.

Conditions générales et location de vélos

Pour vous protéger et permettre la location de vos deux-roues en toute légalité, préparez des conditions générales de location exhaustives qui vont figurer sur chaque contrat.

Objet du contrat, responsabilité de l’utilisateur, modalités de paiement, équipement, clauses en cas de litige, assurance du vélo, responsabilité civile, restitution ou encore caution du matériel loué, spécifiez toutes vos conditions.

Vous pouvez même y mentionner les tarifs pour chaque pièce en cas de réparation en raison d’un matériel dégradé ou les conséquences d’une mauvaise météo le jour de la location du vélo électrique ou traditionnel.

Envie de gagner du temps pour chaque contrat location vélo signé ? Profitez d’un outil de gestion qui prend en charge l’état des lieux et l’édition de documents contractuels.

Mentions légales et contrat de location

Parce qu’une simple signature ne peut être suffisante, détaillez avec quelques phrases les engagements que prend le signataire qui loue l’un ou plusieurs de vos vélos.

On parle de mentions types comme :

• « Je certifie avoir pris connaissance et accepter les conditions générales de location de vélo figurant sur le contrat. »
• « Je reconnais avoir récupéré le vélo en bon état de fonctionnement et m’engage à la restituer dans le même état d’usure. »

C’est le moment de signer, et on pense à toujours faire précéder une signature de la mention manuscrite « lu et approuvé ».

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Si on invite les usagers à rouler en toute sécurité, prenez le temps de louer en toute sécurité en préparant le contrat de location vélo idéal !