Louer une voiture à un client, c’est un peu comme jouer à la roulette russe. Tout peut très bien se passer et le véhicule revenir nickel, sans rien à redire. Et puis il y a les jours où, au moment de la restitution, vous retrouvez votre véhicule avec un rétro en moins, le capot enfoncé par une chute de noix de coco, ou l’arrière embouti par un chauffard. Et tout ça, ça se chiffre, à la fois en réparation, mais aussi en jours de location ratés. Heureusement, le dépôt de garantie permet de faire face à cette éventualité.
Le dépôt de garantie fonctionne comme une caution : à la récupération du véhicule, vous bloquez un certain montant sur le compte de votre client, afin de pouvoir vous rembourser en cas de dégâts constatés lors de l’état des lieux de remise de la voiture. Votre client vous retourne le véhicule avec plusieurs heures de retard, particulièrement sale ou sans le plein de carburant (en dépit des règles indiquées dans les conditions générales de vente) ? Le dépôt de garantie permettra de vous dédommager.
En plus de l’assurance qui permet de couvrir le coût des réparations, au-delà de la franchise d’assurance fixée (c’est-à-dire la part des réparations que le client devra payer si sa responsabilité est engagée), le dépôt de garantie est donc un moyen supplémentaire d’amortir le choc pour votre trésorerie.
On serait vous, on éviterait d’accepter les chèques comme caution. Se retrouver avec un chèque en bois alors que vous avez une montagne de réparations à réaliser sur le véhicule, n’a franchement rien d’agréable. Et puis bonjour le travail de service après-vente derrière pour récupérer vos sous…
C’est pourquoi la méthode la plus utilisée aujourd’hui pour récupérer une caution de location de véhicule est l’empreinte de carte bleue ou pré-autorisation bancaire. Il s’agit de bloquer le montant du dépôt de garantie sur la carte de crédit (et pas la carte de débit) du conducteur principal, sans l’encaisser. Le client ne pourra alors pas dépenser ce montant pendant la durée de sa location. Vous êtes ainsi assurés qu’après leurs vacances par exemple, vos clients auront tout de même de quoi vous dédommager en cas de soucis.
Idéalement, l’empreinte de carte bancaire peut être faite le jour de la récupération du véhicule. En pratique, cela rallongera le process de récupération du véhicule pour vous comme pour le client, et vous serez bien embêtés (quoique, sûrement pas autant que le client) si la demande de pré-autorisation bancaire est refusée ! Pour plus d’efficacité, le mieux est de réaliser l’empreinte à distance, par l’envoi d’un lien sécurisé à la suite de la réservation.
Si vous vous attendiez à avoir des suggestions de montant de dépôt de garantie, il s’avère que la réponse est un peu plus complexe. Il existe en fait autant de dépôts de garantie que de situations particulières, le montant de cette caution dépendant de plusieurs facteurs ; à savoir l’agence de location, le pays dans lequel elle se trouve, et surtout, la catégorie du véhicule. Ainsi, autant il est possible de demander une caution de 800€ pour une Twingo, autant on sera plutôt autour des 1500€ pour une classe A. Une petite astuce pour fixer le montant du dépôt de garantie cependant : l’aligner sur le montant de la franchise d’assurance.
Une fois les montants de la caution décidés, vous devrez inclure vos tarifs TTC dans vos contrats de location et conditions générales de vente, en précisant les conditions de restitution de ce dépôt de garantie (délai de 30 jours, 15 jours, moins ?), ainsi que les solutions alternatives au blocage de la caution.
Le dépôt de garantie n’est qu’une des innombrables choses à gérer pour un loueur de voitures. Pour faciliter votre quotidien, Fleetee a conçu une suite d’outils de gestion d’une activité de location de véhicules. La gestion de planning, de la maintenance, du marketing en ligne, des amendes, de l’état des lieux, etc, sont autant de fonctionnalités intégrées à ces outils. Les 14 premiers jours d’essai sont gratuits et sans engagement. Pour plus de conseils autour de l’activité de location de voiture, découvrez notre guide pour lancer son agence de location de véhicules.