Gestion de parc automobile : 4 choses à automatiser

Entre la mise en place d’opérations marketing, l’organisation des états des lieux, les opérations de maintenance préventive des véhicules, le traitement des réclamations clients et des sinistres, on n’a vraiment pas le temps de s’ennuyer quand on gère une flotte de véhicules de location. Et pourtant, vous vous êtes sans doute déjà retrouvé à perdre de précieuses minutes, pour ne pas dire des heures, à vous arracher les cheveux sur un fichier Excel pour retrouver la source d’une erreur, à réaliser à la mano les contrats clients et à faire des aller-retours avec l’administration pour traiter une amende. Et si vous automatisiez la gestion de votre flotte ? 

L’intérêt de l’automatisation de la gestion de flotte auto

Faisons un petit exercice de comparaison; que préféreriez-vous ? 

1. Créer votre planning de gestion de flotte sur Excel, jongler avec le fichier de maintenance afin de savoir quels véhicules sont disponibles, devoir entrer à la main les dates de réservation pour tous les canaux de réservation (en ligne, par téléphone, par e-mail, sur place) tout en vous assurant qu’il n’y ait pas de double-booking…

ou bien,

2. Recevoir une notification dès qu’une réservation est renseignée dans l’outil de booking central et… ne plus rien avoir à faire sinon vous concentrer sur la gestion de la relation client; car le contrat de location automatiquement pré-rempli est directement ajouté au fichier client, l’heure de l’état des lieux fixée dans le planning des chargés de clientèle, la fiche d’inspection du véhicule pré-remplie selon les informations de la voiture réservée.

Vous vous en doutez, la question était purement rhétorique. On serait vous, on opterait également pour la deuxième situation ! Ne plus perdre de temps sur des tâches chronophages à faible valeur ajoutée et éviter les erreurs par la même occasion, c’est la promesse de l’automatisation. 

Voyons ce que vous pourrez optimiser dans votre activité de loueur de véhicules, grâce à l’automatisation.

Clarifier le processus de réservation

En quelques clics, un internaute peut aujourd’hui choisir le véhicule de location qui correspond à ses besoins, sélectionner des services optionnels, consulter un devis, payer et valider sa réservation. Du début à la fin, vos équipes n’interviennent à aucun moment de la réservation, toutes les étapes étant automatisées. Le client reçoit immédiatement sa confirmation de réservation et sa facture par e-mail, et du côté de votre agence, le booking est directement enregistré et le contrat généré avec les infos renseignées par le client. 

Ce qu’il faut retenir : pour plus d’efficacité, la mise en place d’un site de réservation fonctionnel et intuitif devrait être votre première priorité. (Pensez à le chiffrer dès la réalisation de votre business plan !)

Accélérer l’étape du paiement

Sans un outil performant automatisé, le paiement de la réservation, ainsi que la prise d’empreinte de carte bleue pour la caution, se font souvent à la récupération du véhicule, dans vos locaux. Pour un touriste qui a tout son temps, pourquoi pas, mais pour un client business dont les minutes sont comptées, cela peut être une perte de temps de trop. Dans tous les cas, en période d’affluence, si on multiplie par autant de clients le temps passé sur ces étapes, on voit rapidement qu’une amélioration du processus est nécessaire.

En intégrant un système de paiement adapté à votre site de réservation, la demande de pré-autorisation de prélèvement de la caution pourra être effectuée au moment du paiement en ligne. Vous gagnez du temps, le client gagne du temps, tout le monde est content.  

Faciliter la création et l’édition des contrats de location

Car votre job n’est pas d’éditer des contrats, mais de permettre à vos clients de trouver le véhicule qu’il leur faut, il n’y a aucune raison de continuer à réaliser vos contrats de façon artisanale. En récoltant automatiquement les informations et copies de pièces nécessaires, lors de la réservation en ligne, vos contrats de location pourront être créés de façon autonome puis envoyés par e-mail aux locataires.

Assurer la mise à jour des plannings 

Planning de location, planning d’état des lieux, planning de maintenance, planning de réparation… Vous imaginez si vous deviez remplir tout ça manuellement, en faisant gaffe à ne pas faire d’erreur entre les différents fichiers pour que tout concorde ?

Avec le bon outil, tous ces plannings peuvent communiquer entre eux et se mettre à jour de façon automatique, et alerter chaque responsable par une notification. Vous aurez alors plus de temps pour analyser vos performances, évaluer et revoir vos offres, et optimiser la relation client. 

Logiciel de gestion de flotte de véhicules, Fleetee permet aux agences de location de voiture d’automatiser leurs tâches quotidiennes pour gagner en efficacité, et économiser du temps comme de l’argent. 

Planning interactif, paramétrage dynamique des offres, digitalisation de l’état des lieux, génération automatique des différents documents de location, création de site de réservation, paiement en ligne : Fleetee automatise et simplifie la gestion d’un parc auto. 

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