6 logiciels pour vous aider dans la gestion de vos voitures de location

Zoom sur les logiciels utiles et incontournables pour optimiser votre gestion location voiture ! 

Que vous soyez loueur en location courte ou en location longue, cet article vous donne les clefs pour savoir comment bien gérer une entreprise de location de voitures avec les bons outils. 

Le logiciel pour gérer le planning de location des véhicules de la flotte 

Parce que les locations de vos véhicules sont au cœur de l’activité, utiliser un outil dédié au planning de location est essentiel ! 

C’est vrai, le tableur Excel est souvent le premier choix des gestionnaires de flotte, et pourtant, ce n’est pas forcément une bonne idée. 

Perte de temps, erreurs, absence de synchronisation ou impossibilité de collaborer en temps réel, le tableur n’est définitivement pas adapté pour les loueurs de voitures. Si vous souhaitez réaliser des calculs complexes, foncez, sinon, c’est pour le logiciel planning de location qu’il faut opter. 

Utiliser une solution avec des fonctionnalités utiles pour gérer vos locations permet d’optimiser votre pilotage d’activité. De fait, vous pouvez par exemple : 

• Visualiser vos réservations en un coup d’œil 
• Gérer en un clic les réservations de vos locataires 
• Ajouter les nouveaux véhicules du parc facilement 
• Profiter d’une mise à jour des créneaux réservés en temps réel 
• Paramétrer vos tarifs en fonction du véhicule, de la durée et de la période  
• Optimiser le taux de rotation de votre parc automobile afin de booster le chiffre d’affaires. 

La gestion de location de voitures et le logiciel module de réservation en ligne 

Utiliser un logiciel planning de location, c’est bien, le coupler avec un logiciel de réservations en ligne, c’est encore mieux. 

Votre objectif est de générer un maximum de locations et d’obtenir un taux de rotation le plus élevé possible ! 

Ok, mais on fait comment ? On met en place un parcours d’achat attrayant, simple et efficace. 

À l’ère du numérique, les réservations par téléphone ou au comptoir de votre agence de location ne suffisent plus, il faut se tourner vers la digitalisation pour attirer et convertir votre cible.

En plus de ne pas être adapté aux nouveaux modes de consommation, c’est la porte ouverte aux erreurs comme la double réservation ou la mise à disposition d’un véhicule immobilisé. 

Troquez l’agenda papier pour un module de réservations en ligne qui se synchronise directement avec le planning de location en temps réel, puis profitez d’un gain en temps et en efficacité considérable. 

Une fois la réservation effectuée, c’est le moment de générer les documents incontournables pour les loueurs de véhicules : le contrat de location, l’état des lieux et la facture du locataire. 

Gérez vos contrats de location grâce à un logiciel pour loueurs 

Quand une réservation est effectuée, c’est au tour du contrat de location d’être réalisé en bonne et due forme. 

Comme pour le planning de location, ce serait dommage de passer des heures à inscrire les informations de votre clientèle et du véhicule concerné à chaque fois. Si cela est capital, c’est en réalité une tâche chronophage et qui ne rapporte aucun gain à votre société. 

Alors on fait quoi ? On espère que vous avez tout de suite pensé à l’automatisation, la solution qui révolutionne votre pilotage d’activité ! 

Adopter un logiciel qui génère les contrats de location est bénéfique pour tous les loueurs, bien plus que la paperasse loin de votre cœur de métier. 

Avec un tel outil, la création du contrat du locataire est automatique, il est accessible en quelques clics, et en plus, il contient toutes les données obligatoires. 

Le contrat de location est signé ? C’est bientôt l’heure de l’état des lieux, une étape cruciale du parcours client. 

Digitaliser l’état des lieux pour une meilleure gestion de location de vos voitures 

Quitte à abandonner la feuille de papier et son stylo, autant le faire aussi pour l’état des lieux, n’est-ce pas ? 

Une bonne gestion de vos locations de véhicules sans logiciel dédié aux états des lieux, c’est mission impossible, c’est une perte de temps considérable et le risque de litiges avec le locataire au moment de la remise du véhicule. 

En utilisant un outil digital, à vous la tranquillité ! Chaque état des lieux est réalisé rapidement, complet et imagé avec des photos du véhicule, une garantie qui vaut bien plus que des mots. 

On termine par la signature électronique du client et du loueur, et le tour est joué. 

Logiciel comptabilité et facturation : un indispensable pour les agences de location de voitures 

Qui dit gestion de flotte dit facturation pour chaque réservation effectuée, c’est pourquoi vous avez besoin d’un logiciel performant qui génère factures et avoirs. 

Eh oui, vous n’êtes pas obligé de préparer toutes vos factures via un fichier Word, vous pouvez gagner du temps en faisant le choix de l’automatisation, pratique non ? 

L’idée ici est d’alléger la charge de travail des loueurs, tout en permettant une optimisation de la gestion comptable de l’entreprise. 

Grâce au logiciel de gestion de facturation, vous n’avez (presque) plus rien à faire, à part profiter d’atouts comme : 

• La génération automatique de vos factures et avoirs de location 
• L’enregistrement des factures générées dans la comptabilité de votre agence 
• L’intégration de vos CGV de location et les informations de l’entreprise sur la facture 
• Le suivi de l’état comptable des factures de la clientèle (payée, impayée, en attente, avoir) 

Le logiciel pour suivre l’entretien du parc automobile 

L’une des règles d’or pour toutes les agences de location, c’est de prendre soin de maintenir le bon état de la flotte automobile, une condition sine qua non à la pérennité de l’activité. 

Vous pouvez essayer de suivre la gestion des sinistres et des réparations sur vos factures d’entretien, ou vous pouvez choisir la performance en utilisant un logiciel adapté. 

Avec la bonne solution, vous préservez la bonne santé des voitures et vos locataires peuvent rouler en toute sécurité. Vidange, contrôle technique, révision ou réparation, alertes, le bon logiciel vous accompagne tel un assistant pour prévoir chaque rendez-vous. 

En prime, toutes les interventions sont consignées sur un tableau de suivi, un gros plus pour faire le lien avec le planning de location. 

Fleetee : un logiciel multifonction pour la gestion de location de véhicules 

Et si on vous disait que vous pouvez bénéficier des fonctionnalités de ces 6 logiciels sur un seul et même outil, ce serait pas mal ? Alors on vous le dit, c’est possible ! 

Fleetee est l’outil de gestion des loueurs pensé pour la gestion de parc automobile, c’est le logiciel de location de voiture à adopter pour révolutionner votre pilotage d’activité. 

Depuis votre tableau de bord, accédez à toutes les fonctionnalités présentées dans cet article, suivez vos indicateurs de performances et viser la meilleure rentabilité. 

Nos clients en parlent mieux que nous, découvrez comment Aurélien le gérant Blacksheep Van Réunion utilise Fleetee au quotidien ! Au programme : 

1. Les fonctionnalités Fleetee pour gérer sa flotte automobile 
2. Les effets positifs de l’utilisation de l’outil Fleetee 
3. Les perspectives pour son agence de location 

On terminera cet article sur la gestion de location de voitures en vous disant que le meilleur logiciel de location de voiture est celui qui répond à vos besoins, celui qui s’adapte à votre activité et à vos contraintes.