On ne le dira jamais assez, réaliser un état des lieux du véhicule au moment du check-out est CA-PI-TAL ! C’est l’occasion de prendre connaissance de tous les défauts déjà présents sur la voiture afin d’éviter les ennuis en cas de dommages à la restitution.
De la propreté à la carrosserie, en passant par la présence du triangle de signalisation, prenez le temps de tout vérifier sous l’œil attentif de votre locataire. Et pour que ce soit complet, pensez à prendre des photos de la voiture louée sous tous les angles afin de relever les éventuelles rayures.
Après avoir fait le point avec votre client, il est impératif de faire signer l’état des lieux avec une mention type « Je soussigné(e), XX, atteste avoir pris connaissance de l’état des lieux ci-joint. »
Pourquoi l’état des lieux est-il si important ? C’est une garantie indispensable en cas de litige au moment de l’état des lieux de restitution de la voiture, c’est le document qui ne donne pas lieu aux interprétations.
Même avec un véhicule neuf ou en excellent état, ne faites jamais l’impasse sur cette étape si essentielle pour votre agence comme pour le client.
Tout est ok ? Le locataire peut récupérer les clefs et prendre la route pour toute la durée de son contrat de location !
Aïe, aïe, aïe, mauvaise surprise, vous remarquez des rayures au moment de la restitution du véhicule loué dans votre agence. C’est le moment de ressortir l’état des lieux réalisé pendant le check-in pour procéder aux vérifications !
Grâce à ce document validé avec le locataire, pas de place aux contestations ou aux abus, et ce, de votre côté comme du sien, vous n’avez qu’à vérifier un avant/après grâce aux photos prises en amont.
Vous vous rendez compte que la rayure était déjà présente ? Vous pouvez finaliser le check-out et rendre le dépôt de garantie à votre client avant de le fidéliser pour lui donner envie de revenir et de vous recommander.
Et si la rayure est effectivement apparue pendant la durée de location, vous êtes en mesure de récupérer le montant des frais de réparation sur le dépôt de garantie.
Quoi qu’il arrive, prenez le temps d’expliquer comment les choses vont se dérouler à votre client, soyez courtois pour lui annoncer un impact sur sa caution afin d’éviter les situations conflictuelles.
Comme lors d’un accident de la route avec un véhicule loué, il faut déterminer qui prendra en charge les frais de traitement des dommages. Cependant, il est bon de noter que le locataire est considéré financièrement responsable des dommages sur le véhicule sauf mise en cause d’un tiers responsable.
Que faire si votre locataire met en cause un tiers ? Il suffit de lui demander de vous fournir un constat amiable qui prouve la responsabilité d’un autre conducteur pour les rayures que vous venez de constater.
Et si c’est votre client qui est responsable, vous pouvez exécuter les conditions applicables en cas de restitution endommagée, ces dernières devant être stipulées explicitement dans le contrat de location.
Chaque loueur gère les dommages comme il l’entend, c’est pourquoi on vous invite à définir précisément ce qui est considéré comme un dégât facturable ou non dans vos conditions générales de location.
Vous pouvez par exemple exclure les abrasions superficielles qui peuvent facilement partir avec un coup de polish, les rayures de surface inférieures à 25 mm, un enjoliveur rayé sans dommage ou encore les petits impacts.
Il y a rayure et rayure, essayez d’être le plus raisonnable possible en trouvant le juste milieu pour conserver des véhicules en bon état sans trop pénaliser votre clientèle.
Parce que l’information du consommateur est essentielle, misez toujours sur la transparence en fournissant un guide détaillé à vos locataires afin de prouver votre bonne foi et les mettre en confiance, cela ne pourra que renforcer la qualité de votre relation client.
Devis, facture(s) détaillée(s) et preuves à l’appui, vous pouvez effectuer une retenue sur caution dans l’objectif de procéder aux réparations pour remettre votre véhicule en bon état sur votre parc automobile.
En plus des frais liés aux dommages, il est possible d’imputer des frais annexes relatifs à l’immobilisation du véhicule lorsqu’ils sont justifiés. Cela est par exemple le cas lorsque la durée des réparations entraîne un manque à gagner car le modèle n’est plus disponible à la location.
Mais si le dédommagement financier peut être prélevé sur la caution, il est aussi possible que votre client bénéficie d’une protection comme :
Quoi qu’il arrive, vous n’avez pas à débourser le moindre centime pour réparer un véhicule endommagé pendant sa durée de location.
Quand certains locataires peuvent être de mauvaise foi en criant au coût de la rayure, force est de constater que certains loueurs ont déjà pu profiter du flou de l’état des lieux pour des supposés frais à la suite de rayures.
La solution ? L’état des lieux digital, l’outil à utiliser pour éviter les litiges, rassurer vos clients, faciliter votre travail et gagner du temps dans votre gestion d’entreprise.
En utilisant l’application Fleetee Check, oubliez la paperasse comme les annotations d’un côté et les photos de l’autre, tout ce qui concerne le check-in ainsi que le check-out est au même endroit.
Digitaliser la réalisation de vos états des lieux permet de mieux gérer les sinistres, notamment en cas de rayure sur une voiture de location, et c’est ce qu’on vous propose avec notre application Fleetee Check.
Et si cette solution pensée pour les gestionnaires de location de flotte permet de réaliser un état des lieux en 10 minutes, c’est aussi une solution qui offre de nombreux avantages comme :
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Et surtout, n’oubliez jamais l’importance de bien réaliser l’état des lieux, au risque de subir des litiges avec vos clients le jour où vous constatez des rayures sur votre voiture de location.